Privacyverklaring

Inleiding

In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten. De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.

We beschrijven in deze privacyverklaring:

Stichting Bouwgein

Je leest op dit moment de privacy verklaring van Stichting Bouwgein, ook wel kort “Bouwgein” genoemd en bij de kamer van koophandel bekend onder nummer 30210116. Bouwgein is een non-profit vrijwilligersorganisatie die zich richt op het bieden van een omgeving om kinderen te laten spelen, leren en andere kinderen te ontmoeten en het bieden van een ontmoetingsplek voor bewoners in Nieuwegein-Noord. Praktisch betekent dat: het openstellen van de Bouwspeeltuin en exploiteren van het eigen pand om dit te bekostigen. Er zijn situaties waarin jouw gegevens door Bouwgein verzameld worden. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven. Daarover gaat deze verklaring. Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door Bouwgein, neem dan gerust contact op!

Middels e-mail:
privacy@bouwgein.nl
Of middels een brief:
Stichting Bouwgein
Postbus 1000
Unit A7777
2260 BA Leidschendam

Doel van de gegevens

Er wordt voor een aantal doelen persoonsgegevens verzameld door Bouwgein. Deze worden hieronder toegelicht. Alle gegevens worden alleen verwerkt met jouw uitdrukkelijke toestemming dan wel ter uitvoering van de overeenkomsten die worden aangegaan, dan wel omdat verwerking noodzakelijk is om een vrijwilligers met elkaar in contact te houden.

01. Het versturen van nieuwsbrieven

Bouwgein stuurt via e-mail nieuwsbrieven. Deze nieuwsbrieven zijn enerzijds commercieel en anderzijds gericht op kennisdeling. Je voornaam en e-mailadres worden verzameld via het daarvoor bestemde formulier op de website van Bouwgein. Daarnaast kan je mondeling of tekstueel gevraagd worden om je aan te melden.

02. Contact opnemen

Jouw gegevens zullen verzameld worden als jij contact opneemt met Bouwgein via email.

03. Analytics

De website van Bouwgein verzamelt jouw gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met WordPress. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van je website bezoek of de pagina’s die je veel bezoekt.

03. Aanvragen, reserveringen en boekingen

Als u een (reserverings)aanvraag indient voor een bouwfeestje of zaalhuur, verzamelen we de minimale gegevens om de aanvraag te kunnen behandelen, waaronder uw contactgegevens en enkele gegevens rondom uw aanvraag. U geeft hiervoor expliciet toestemming bij het indienen van de aanvraag.

04. Vrijwilligersadministratie

Bouwgein draait volledig op vrijwilligers. (Ook het bestuur is onbezoldigd). Het doel van het verzamelen van persoonsgegevens is tweeledig:

  1. het aansturen van vrijwilligers en coördineren van activiteiten, inclusief het faciliteren van goede onderlinge communicatie
  2. het waarborgen van de veiligheid van de kinderen en bezoekers

We verzamelen van vrijwilligers de volgende gegevens:

  • Naam, emailadres, telefoonnummer, adres
  • Geboortedatum, geslacht
  • Gegevens op verstrekte verklaring omtrent gedrag
  • Rol, competenties, nevenfuncties (enkel voor zover dit strikt relevant is voor de directe uitvoering van taken voor de stichting)

05. Inschrijving Bouwpeeltuin

Kinderen kunnen in de speeltuin vrij spelen onder toezicht van eigen verantwoordelijk gezag (ouders). Op het “huttenbouw” terrein is toezicht door vrijwilligers georganiseerd en zijn de ouders niet altijd ter plekke. Voor de veiligheid van de kinderen is het vereiste dat kinderen zich inschrijven voordat ze het huttenbouw terrein betreden. Hierbij administreren we van de kinderen hun naam, geboortedatum, en telefoonnummer van een verantwoordelijke (ouder). We gebruiken deze gegevens allen om contact te leggen bij noodsituaties en om te controleren bij afsluiten van het terrein of alle kinderen het terrein verlaten hebben.

We houden op basis van deze inschrijving ook volledig geanonimiseerde statistieken bij over het bezoek aan het huttenbouw terrein.

06. Foto’s en promotie

Bouwgein kan foto’s maken op het terrein en deze gebruiken voor promotiedoeleinden (website, flyers, posters, sociale media). We hechten groot belang aan de privacy van de kinderen en streven ernaar kinderen (en volwassenen) zoveel mogelijk onherkenbaar in beeld te brengen. In het geval dat kinderen (of volwassenen) herkenbaar zijn zoeken we expliciete toestemming voor het gebruik van de foto’s. Klopt er volgens u toch iets niet bij het gebruik van foto’s? We corrigeren het graag. Zie ook het kopje “jouw rechten”.

Ontvangers

De gegevens die Bouwgein ontvangt en verwerkt worden beheerd d.m.v.:

01. Mailchimp

De nieuwsbrieven worden verzonden met Mailchimp. Op het moment dat jij je aanmeldt voor de nieuwsbrief, wordt jouw e-mailadres en voornaam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen Mailchimp.

02. Google

De e-mail van Bouwgein wordt gehost bij Google. Als jij contact opneemt via de formulieren of via e-mail, worden daarvan kopieën opgeslagen op de servers van Google.

De vrijwilligersadministratie, inclusief gegevens van de verklaring omtrent gedrag, wordt bijgehouden via bestanden op afgesloten omgeving voor Bouwgein op Google Drive.

Voor vrijwilligers wordt Google gebruikt voor “single-sign-on” op een aantal softwaresystemen, waaronder email, drive en website. Dit heeft als doel om de veiligheid van de gegevens die de stichting verwerkt te verhogen. Als je als vrijwilliger hier gebruik van maakt, ga je ook akkoord met de voorwaarden van Google en geef je Bouwgein toegang tot je profiel (naam, emailadres) van Google.

03. Protagonist B.V.

De website, inclusief het boekingssysteem voor verhuur en kinderfeestjes, wordt gehost bij Protagonist B.V. Als jij een reserveringsaanvraag indient wordt deze opgeslagen op de servers van Protagonist.

04 Conscribo

Conscribo levert online software voor de financiële administratie van verenigingen en stichtingen. De financiële administratie van Bouwgein, inclusief persoonlijke gegevens met betrekking tot onkostendeclaraties, facturen en betalingen is opgeslagen bij Conscribo.

05 Docusign

Bouwgein gebruikt Docusign voor het digitaal opstellen en tekenen van contracten met leveranciers en huurders.

06 Stichting Mollie Payments

In een aantal gevallen betaalt u Bouwgein middels de online diensten van Stichting Mollie Payments. Wij hebben met deze leverancier geen verwerkersovereenkomst, omdat het gebruik van deze dienst onder uw eigen verantwoordelijkheid valt. Voor meer informatie hierover leest u dit artikel en de privacyverklaring van Stichting Mollie Payments.

07 Sociale Media

Bouwgein gebruikt een aantal sociale media (waaronder Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn) voor de promotie van activiteiten en diensten. Op deze platformen worden door de stichting geen persoonsgegevens verzameld en verwerkt. Als je geen berichten van Bouwgein wilt ontvangen kun je het desbetreffende account van Bouwgein zelf ‘ontvolgen’.

Opslagperiode

Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door Bouwgein, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren.

01. Het versturen van nieuwsbrieven

Jouw e-mailadres en voornaam worden opgeslagen in Mailchimp. De opslag van jouw gegevens is voor onbepaalde tijd. Jij kan je namelijk uitschrijven wanneer je maar wilt via de link onderaan de nieuwsbrieven of door een mail te sturen naar privacy@bouwgein.nl.

02. Contact opnemen

Op het moment dat je contact opneemt met Bouwgein via mail, dan worden die gegevens die jij meestuurt, zoals bijvoorbeeld je naam, bedrijfsnaam, en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. Die mails worden tot maximaal zeven jaar terug bewaard.

03. Analytics

De gegevens die Analytics op de website verzameld zijn anoniem, dus niet verbonden aan jouw naam, bedrijf of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard.

04. Financiële administratie

De persoonsgegevens die onderdeel vormen van de financiële administratie, zoals bijvoorbeeld jouw naam en bankrekening op een onkostendeclaratie, factuur of betaling, worden volgens fiscale richtlijnen zeven jaar bewaard.

05. Reserveringen en boekingen

De persoonsgegevens in het boekingssysteem worden maximaal 7 jaar bewaard, voor zover dit nodig is voor en onderdeel vormt van de financiële administratie. Wij streven ernaar aanvragen en reserveringen die niet tot een overeenkomst of afname van diensten hebben geleid maximaal 1 jaar te bewaren.

05. Vrijwilligersadministratie en verklaring omtrent gedrag

De persoonsgegevens die onderdeel vormen van door een vrijwilliger verstrekte persoonsgegevens (waaronder verklaring omtrent gedrag), worden tenminste drie jaar bewaard én zolang de vrijwilliger actief is voor de stichting. Wij streven ernaar om deze gegevens van niet actieve vrijwilligers na 3 jaar te verwijderen. Niet in alle gevallen is zwart wit vast te stellen of een vrijwilliger wél of niet actief is. We vragen (oud) vrijwilligers contact op te nemen met privacy@bouwgein.nl als hier vragen over zijn. Zie ook het kopje “Jouw rechten” hieronder.

06. Speeltuin inschrijving

De persoonsgegevens worden maximaal 1 jaar bewaard na de laatste inschrijving. Het bewaren van deze gegevens bespoedigt het inschrijven van kinderen die regelmatig komen spelen. De volledig geanonimiseerde statistieken over het bezoek aan de speeltuin die op basis van de inschrijvingen wordt gemaakt wordt opgeslagen voor onbepaalde tijd.

Beveiliging

Je gegevens worden primair beheerd in de eerdergenoemde systemen en software. De persoonsgegevens die door Bouwgein of door eerdergenoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord. De apparaten die jouw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten die toegang hebben tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten. Vrijwilligers wordt alleen toegang tot verzamelde persoonlijke gegevens indien zij een rol in de organisatie hebben die toegang tot deze gegevens vereist.

Er worden van jouw persoonsgegevens alleen fysieke kopieën bewaard als deze op papier door jou zijn aangeleverd. Denk hierbij aan inschrijvingsformulieren, declaratieformulieren, sleuteluitgifteformulieren enz. Deze gegevens worden in een gesloten ruimte bewaard. We streven ernaar dit in de komende jaren zoveel mogelijk te digitaliseren, om de veiligheid van jouw gegevens te verbeteren.

Ken je rechten!

Jouw rechten

01. Recht op inzage

Je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij Bouwgein vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een e-mail te sturen. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens.

02. Recht op rectificatie

Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door Bouwgein. Je gegevens omtrent de nieuwsbrief kan je aanpassen via de daarvoor bestemde link onderaan elke mail.

03. Recht op wissen van gegevens

Wil je niet langer dat jouw gegevens bij Bouwgein vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens.

04. Recht op overdracht

Mocht jij de gegevens nodig hebben die bij Bouwgein opgeslagen liggen in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient Bouwgein al jouw gegevens over te dragen aan de andere partij.

05. Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)

Wil jij niet dat Bouwgein jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens. Het gebruik maken van deze rechten kan via privacy@bouwgein.nl onder toezending van een kopie id-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, id, bewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen 2 weken te reageren.

06. Recht op het indienen van een klacht

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat Bouwgein niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Meer informatie via deze link.

Plichten

Bouwgein verwerkt persoonsgegevens op grond van een “gerechtvaardigd belang”. Denk hierbij aan het onderhouden van contact met vrijwilligers ten behoeve van het organiseren van de activiteiten, het administreren van gemaakte onkosten, het waarborgen van de veiligheid van bezoekers en vrijwilligers, het promoten van de activiteiten van de stichting via e-mail en social media.

Voor het exploiteren van de speeltuin heeft de stichting een commercieel belang bij het verwerken van persoonsgegevens. Bouwgein heeft expliciet geen winstoogmerk, maar heeft wel inkomsten nodig om de speeltuin te kunnen onderhouden. Denk hier dus aan het promoten van mogelijkheid tot huur van zalen via email en social media, maar ook het verwerken van aanvragen, reserveringen en betalingen ten behoeve van de verhuur van zalen.

Jouw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor onderhouden en exploiteren van de speeltuin. Je e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om de nieuwsbrief te kunnen versturen. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Bouwgein de betreffende dienst niet aanbieden. Mocht het nodig zijn gegevens die jij hebt gedeeld met Bouwgein met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een dienst), dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd.

Bouwgein behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Bouwgein dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van Bouwgein te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren. Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens.

Vragen / Contact

Middels e-mail:
privacy@bouwgein.nl
Of middels een brief:
Stichting Bouwgein
Postbus 1000
Unit A7777
2260 BA Leidschendam